5 elementos cardinales de un evento exitoso

Escrito por ls2group

Un evento exitoso puede brindarle una vía para compartir su visión, vender productos, involucrar a sus partes interesadas, crear conciencia sobre su empresa o misión, y mucho más. Si bien todos disfrutamos asistiendo a eventos divertidos y únicos, crear un evento que se quede con los asistentes de manera significativa no siempre es una tarea sencilla.

Para planificar y ejecutar un evento memorable, es fundamental asegurarse de tener una estrategia bien pensada y desarrollada. Esto ayudará a impulsar su evento y complacerá a los asistentes y a su cliente o empleador. A continuación se muestran mis cinco elementos cardinales de un evento exitoso. Estas son solo algunas de las lecciones que he aprendido a lo largo de mis años de trabajo en campañas políticas, planificación y organización de eventos de recaudación de fondos y de campo de todos los tamaños.

• Conozca a su audiencia.

Cada evento debe crearse teniendo en cuenta a su público objetivo. Adaptar el tipo de evento a su audiencia garantizará en última instancia que todos se diviertan. También animará a los asistentes a asistir a futuros eventos que organice usted o su organización. Los factores importantes para esta orientación incluyen elegir el lugar apropiado para su audiencia, el día y la hora apropiados, y qué tipo de refrigerios tendrá, si corresponde.

• Envíe su invitación con anticipación.

Es importante que las invitaciones se desembolsen lo antes posible, dando a los asistentes potenciales la mayor antelación posible. Tiendo a enviar invitaciones de cuatro a seis semanas antes del evento, lo que les da a los invitados una buena cantidad de tiempo para ponerlo en su calendario y responder si no pueden asistir. También es bueno que se den cuenta de ello más temprano que tarde, y le brinda la oportunidad de evaluar cuántas personas pueden asistir. Esto es vital si está trabajando con empresas de catering o tratando de estimar cuántos refrigerios se necesitarán.

• Confirma con tus invitados.

Si tiene el tiempo y los recursos, hacer un seguimiento de las personas que invitó puede ser de gran ayuda de muchas maneras. Le da al evento una conexión más humana que una simple invitación en papel o electrónica, le brinda la oportunidad de informar a los invitados sobre cualquier información importante que no se haya incluido en su invitación y les brinda a los invitados la oportunidad de hacer cualquier pregunta que tengan. sobre el evento. Además, mientras tiene invitados en el teléfono, tiene la oportunidad de obtener un compromiso firme de ellos sobre su asistencia o, en el caso de una recaudación de fondos, su donación.

• Finaliza los detalles.

Mientras hace los preparativos finales para el evento, lo ideal es que tenga una estimación precisa de cuántas personas cree que asistirán al evento. Esto es importante porque le brinda la oportunidad de asegurarse de que el lugar esté configurado para la cantidad adecuada de personas y de que tenga la cantidad adecuada de refrigerios listos para el evento. Una vez que llegue el día del evento, idealmente debería tener todo listo para comenzar, para que pueda (con suerte) relajarse y disfrutar del evento.

• Evalúe el éxito de su evento.

Una vez que su evento haya transcurrido oficialmente, envíe notas de agradecimiento a sus invitados. Esta es una buena manera de mostrar su agradecimiento por su asistencia al evento y de entablar relaciones con ellos para futuros proyectos. Esto también le brinda la oportunidad de recopilar comentarios sobre el evento, para que pueda trabajar en mejorar para el próximo. También es importante hablar con su equipo interno sobre los éxitos del evento en general y las lecciones aprendidas. Asegúrese de hacer esto mientras el evento aún está fresco en su mente y tome notas. De esa manera, puede asegurarse de tomar sus éxitos y lecciones aprendidas y aplicarlos al planificar su próximo evento.