Eventos virtuales

Escrito por ls2group

A medida que más personas cuelgan sus túnicas, guardan sus pantuflas y regresan a la oficina, una cosa permanece igual: las reuniones y los eventos en persona son cosa del pasado. Desde marzo, LS2group ha ayudado a sus clientes a realizar con éxito decenas de reuniones públicas virtuales y conferencias de prensa.

“Si bien la pandemia definitivamente ha cambiado la forma en que hacemos las cosas, no ha cambiado la necesidad de celebrar reuniones o eventos para que el negocio siga funcionando como de costumbre”, explicó la gerente de cuentas Ashley Miller. “Los eventos virtuales también sirven como una excelente manera de mantenerse conectado, y ha habido un aumento notable en la asistencia desde que se cambió a plataformas virtuales para reuniones. La gente se ha vuelto complaciente con los eventos en persona y el cambio a un nuevo formato ha aumentado la participación ".

Si bien puede parecer simple abrir Zoom u otra plataforma virtual para realizar su reunión, hay una gran cantidad de planificación entre bastidores que conduce a un evento virtual.

“Trabajamos diligentemente para preparar a todos los oradores y coordinadores de estos eventos”, agregó el gerente de cuentas senior Nick Boeyink. “A través de múltiples comprobaciones y simulaciones de tecnología, ponemos énfasis en la preparación para lo inesperado”, continuó. "Estas plataformas de reuniones virtuales ofrecen muchos recursos para llevar a cabo un evento sin problemas, y nuestra preparación adicional permite estar tranquilo cuando llega el día del evento".

Además de la preparación técnica, Boeyink explicó que es importante prepararse para la forma en que las personas y los reporteros harán preguntas sin que todos en el evento intenten hablar entre sí.

“Al utilizar un moderador bien preparado y utilizar las funciones de chat para los períodos de preguntas y respuestas, nos aseguramos de que se escuchen todas las voces y evitamos el problema tan común de los asistentes hablando unos sobre otros”, dijo. "El proceso implica una ejecución detallada del programa para que todos los involucrados puedan disfrutar de una experiencia de reunión valiosa y reveladora".

Miller estuvo de acuerdo y agregó que tener un espectáculo y apegarse a él también puede ayudar a que su evento virtual se destaque.

“Es extremadamente importante al organizar un evento virtual que establezcas expectativas y delinees claramente la agenda, especialmente cuando tienes un orador invitado”, dijo. "Definir claramente la cantidad de tiempo para las presentaciones, la presentación del orador, las preguntas y respuestas y otros asuntos, mantiene el evento en movimiento y garantiza que nadie hable sobre los demás".

Si bien muchos esperan que las reuniones y eventos en persona comiencen nuevamente este otoño, los eventos virtuales continúan siendo la opción más segura y pueden ser igualmente efectivos. Sin embargo, si un evento virtual no es una opción o no es suficiente, es importante tener en cuenta que los anfitriones del evento deben planificar permitir suficiente espacio y proporcionar máscaras a los asistentes para seguir las pautas de los CDC.